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Hemos empezado a intuir que todo no se puede hacer, no puede ser que todo sea urgente e importante. Hay demasiadas cosas que hacer, y además cuando acabas una aparecen por arte de magia unas cuantas nuevas e imprevistas que pasan a engrosar la pesada e inacabable lista.

Así estamos, pero te propongo que pongamos orden y criterio, y con un poco de suerte llegaremos a empezar a hacer solo las cosas que queremos, tenemos y debemos hacer, cuando habíamos previsto hacerlas y confirmando que los resultados que vamos obteniendo me llevan hacia los objetivos que me he marcado.

Yo decido que debo hacer y que no, si queremos dirigir nuestra vida de la forma que queremos, tenemos que empezar a seleccionar. No queremos seguir así. Tenemos que clasificar las tareas teniendo en cuenta dos variables: qué es urgente y qué no; y qué es importante y que no. La matriz que sale de esa clasificación se explica sola por su sencillez, cruzamos el eje de importancia con la urgencia y se obtienen cuatro áreas.

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En esta matriz (generada por Covey pero conocida como de Eisenhower… Ya sabemos que son, cosas que pasan) tenemos que colocar las cosas que hacemos a diario, y prepárate porque te va a gustar poco, en muchas casos comprobarás que haces demasiadas cosas que no están donde te gustaría, así que has de ser exhaustivo y sincero. Nuestra productividad no se admite el autoengaño, está en juego tu felicidad. Escribe una lista con todas las tareas que hiciste la última semana (o cualquier otra muestra significativa de tu trabajo cotidiano) y verás cómo te sorprendes.

Las tareas que queremos hacer, que nos aportan valor, que nos lleven a los resultados irán siempre en el segundo cuadrante (importante y no urgente), es decir, el B. Ahí estamos haciendo las cosas bien, planificamos, lo hacemos cuando toca, revisamos y pasamos a la siguientes… Eso es gestionar, estamos centrados y las cosas marchan.

Seguramente (nos pasa a casi todos), ahora mismo casi nunca conseguimos trabajar en el B, sino que estamos erre que erre, en el primer cuadrante (importante y urgente), en la A. Esto es lo demencial, aquí estamos todo el día de apagafuegos, sin resuello, corriendo de un lado para otro y entregando las cosas como se puede porque es tarde. Haciendo varias cosas a la vez que no llegamos y el cliente no espera.

No hay justificación para trabajar así. Solo hay dos excepciones: las crisis y los plazos. La primera, las crisis, son excepciones, imprevistas y conllevan consecuencias catastróficas si algo no se hace. Deberías ser capaz, sino de prever que podía pasar, sí de estar estar preparado para solucionarlas rápido y con no demasiado esfuerzo. Tienes que dominarlas y que no te pase aquello de «es más fácil llorar que hacer las cosas». La segunda, los plazos, son una consecuencia de una mala gestión o un mal cálculo de las fechas de entrega de un proyecto a un cliente. No obstante, lo importante no es buscar culpables o flagelarte, es primero, cumplir con la fecha; y segundo y más importante, analizar y aprender por qué el cronograma se ha salido de madre, las taras se han complicado, ha habido que solucionarlo corriendo, con estrés, sobrecostes y con no demasiada profesionalidad. Tu seriedad está en juego.

Salvo las dos excepciones señaladas, que tienes que intentar minimizar al máximo, el resto ha de salir del cuadrante A para que no sigas corriendo todo el día de un sitio para otro sin llegar a ninguna parte.

Los otros dos cuadrantes son los más fáciles y, a la vez, más peligrosos. El tercer cuadrante (urgente y no importante), el C, debes solo gestionarlo y eso significa que lo haga otra persona a la que tú supervises, debes delegarlo. Has de intentar reducir este tipo de tareas porque, si lo piensas fríamente, porque trabajas y mucho pero no para tus resultados, no aportan lo que cuestan, no dan el valor necesario para el tiempo (y/o dinero) que consumen. Tienes que aprender a decir y a decirte NO, porque este es el hábito más productivo que existe. No a lo que no quieras hacer, no a lo que no debes hacer, no a lo que no vas a hacer. Cuesta mucho aprender a decir NO, así que empieza hoy mismo y practica todo lo que puedas. Si intentas complacer a todos, nunca lo conseguirás y, además, tú personalmente no serás más feliz.

En el último, el cuarto cuadrante (no urgente y no importante), el D, parece obvio lo que debemos hacer. No escribas la tarea, no se hace y ya está. Pero la realidad es que hacemos muchas cosas de este sector, ¿sabes a costa de qué? De tiempo para tí, para tu familia, para tus niños. Este cuadrante incluye todas las distracciones habituales: llamadas innecesarias, visitas estériles, gestión habitual del correo electrónico e internet, ver la TV… Ponle tú el nombre, en mi caso, yo lo llamo dispersión. Un buen empresario me explico que las tareas de mi trabajo que no fueran ni importantes ni urgentes se llaman ocio y eso, no se hace en el trabajo.

Como hemos visto, centrándonos en el área B (en lo importante y no urgente), evitamos llegar de nuevo al A, aprendemos a delegar y a decir que no y, además, no nos dispersamos. Ésta es la manera más clara que conozco de reconocer lo importante y poder separarlo de lo que no lo es. Ahora saca tu lista de tareas, aplica tus prioridades, clasifícalas por importancia y urgencia, coloca de nuevo en ella las tareas que tienes que hacer mañana, pasado y este mes; y empieza a hacer. Después de unos días revisa y actualiza, empieza a estar centrado, empieza a hacer las cosas que te importan y empieza a Trabajar Felizmente.

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