PISTA DESPEGUE BLOG PROCESAR GTD

Estamos en la pista de despegue de GTD, vamos a poner los motores de la productividad al máximo, ¡a procesar!.

Acabamos de dejar el móvil con las notas de voz de un par de reuniones, nuestra libreta de notas, un par de post-it, un montón de servilletas con notas de la comida que derivo en un asunto interesante y todo esto lo ponemos en esa bandeja que hemos llamado de entrada, y nos hemos ido a dormir, que es tarde. Mañana veremos que hacemos con todo esto, y eso que es de solo medio día de trabajo.

Procesar. Es pensar primero para actuar después.

Pero vamos con lo esencial, el movimiento se hace más fácil cuando ya estamos en movimiento, esto es pensar para poder trabajar sobre seguro, cuando confíes en tu sistema si te puedes relajar con el resto de preocupaciones.

En GTD hay dos cosas que hay que darle bastante importancia, pensar las cosas antes muy bien y situarlas en el contexto adecuado para no perder tiempo.

A esto de pensar antes de hacer lo llamamos en cualquier proyecto planificar y en Sapiens&Co no entendemos que se hagan las cosas sin un análisis. Todo proyecto tiene un análisis previo.

Aunque las cosas se van a hacer rápido, y con experiencia cada vez más, no debes olvidar que el procesar bien sitúa las cosas donde te producirá valor a ti.

Claves de procesar.

Ahora que vamos a vaciar la bandeja de entrada y queremos sentirnos seguros de lo que hacemos vamos a recordar algunas claves para hacer que el proceso trabaje para nosotros:

Vaciamos la bandeja de entrada rápida y regularmente:

  •  tantas veces como podamos diariamente.
  • Cada unidad (nota, papel, post-it, recordatorio de voz…etc) se procesa en menos de un minuto, lo ideal 10 segundos.
  • ¡NO HACEMOS LA ACCION ENCOMENDADA!, estamos procesando. Es nuestra preparación.
  • Comienza por el primero de arriba, así evitas empezar por los que te gustan.
  • Se hace uno cada vez, olvida para siempre la multitarea, eso no existe. Cuando termines con uno, entonces pasas al siguiente del montón.
  • Una vez que se saca uno de la bandeja no vuelve atrás nunca, sigue el proceso.

Acaba cuando la bandeja está vacia, nunca antes. No crees estrés donde no lo hay.

 Procesar. 4 preguntas para situarnos.

Vale ya tenemos el papel en nuestras manos, como diablos en pocos segundos saco de esto algo que aporte a mi trabajo, será mejor que me ponga a ello y lo haga bien hasta el final.

Pues ¡NO!, eso lo hemos hecho así toda la vida y no funcionó. Ponernos con un tema hasta acabarlo, hace que trabajemos en lo que nos llega, lo que nos presiona o lo que no cae encima, ahora trabajamos en lo que toca cuando toca.

Para procesar vamos a seguir en orden las siguientes cuatro preguntas que nos situaran la acción en su momento y lugar.

¿Qué es?

Oye las cosas hay que leerla, porque después resulta que estamos haciendo cosas sin habernos enterado.

¿Requiere que hagamos algo?

No requiere acción:  pasa a la siguiente etapa directamente, Organizar, donde como veremos en su momento tiene tres caminos: la papelera, el archivo de referencias o la carpeta de algún día/Quizás pero desaparece de nuestra vista y agenda ¡YA!.

Si requiere acción: aquí debemos hacernos las dos últimas preguntas para procesar bien:

¿Cuál es el resultado deseado?

Tenemos que imaginar que habrá pasado cuando este terminado, hacerlo en pasado, Cuidado que si hay muchos pasos no es una acción eso es proyecto y no estaremos haciéndolo bien.

¿Cuál es la siguiente acción?

Antes teníamos que ver el resultado, ahora queremos saber que hacer a continuación. Si no tuviera nada más que hacer, ¿cuál es la siguiente acción material a realizar?.

Con estas dos preguntas llegamos a situar en algunas de estas tres zonas lo procesado:

HACER

Si hay que hacer una siguiente acción y se hace en menos de 2 minutos, ¡Hazla ya!.

DELEGAR

¿Eres la persona adecuada para hacerlo?. Si no lo eres lo pones en espera para seguimiento y lo remites a la persona adecuada.

DIFERIR

¿Se debe hacer en un momento específico o cuanto antes mejor?, ¿tiene fecha y hora?, eso va a la agenda, sino se debe hacer lo antes posible, en inglés en muchos sistemas es ASAP, así que decido en la agenda o en la cola de acciones siguientes.

 Conclusión

Ahora ya sabes que hay que hacer con todo lo que dejaste en la bandeja anoche, y no es demasiado tarde para empezar bien el día. Empieza a procesar que te vas a sentir mejor.

En la próxima entrada veremos como Organizar los resultados de estos pensamientos, para ello seguimos haciéndolo fácil, vamos, nos espera Organizar.

One Reply to “Procesar sólo es pensar antes de hacer. El segundo paso en GTD.”
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