Como ya hemos comentado en otro post anterior, el pasado día 1 de diciembre se publicó en el BOE el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. O dicho más en corto: El nuevo reglamento de facturación que sustituye al anterior.

Este nuevo reglamento ha entrado en vigor con el inicio del año. Por supuesto para las facturas emitidas a partir del día 1 de enero de 2013… Claro como estamos en España… Habría que matizar: las que tengan fecha de 2013, y para los que andamos en facturas y contabilidades…Y conociendo el “patio”… para las que se revisen después de las declaraciones del último trimestre del año pasado, es decir… A partir de febrero, empezaremos con ello…

Este reglamento trae algunas importantes novedades, largo tiempo esperadas, y por tan esperadas … ya no suponen sorpresa sino mueca de “ya era hora” o “por fin” … en el mejor de los casos.

Ya en otro post hablamos de las nuevas “facturas simplificadas” que sustituyen a partir de ahora a los tiques. Pero hay otra importante novedad normativa relativa a la facturación electrónica. Ya tocaba, o mejor … ya venía tocando desde hacía mucho tiempo …  Por fin se regula la facturación electrónica.

Básicamente lo que hace el nuevo reglamento es darle igualdad de rango a la factura electrónica al mismo nivel que la factura tradicional en papel, con las mismas limitaciones, restricciones, normas y criterios, añadiendo algunos específicos.

Para comenzar, para poder emitir facturas electrónicas deben contarse con la autorización previa del destinatario. Esto puede parecer una cuestión baladí, pero no lo es. Piénsese en los millones de facturas que cada mes empresas como las distribuidoras eléctricas, operadoras de comunicaciones, etc, tienen que generar e imprimir, ensobrar y enviar por correo cada mes a millones de destinatarios. Y piénsese en el descomunal ahorro que les supone ahorrarse la “logística” de la facturación a cambio de un simple envío por correo electrónico, que puede ser un mero recordatorio de que la factura está disponible en la web.

Pero fuera del ámbito de las grandes operadoras y distribuidoras, en el tráfico empresarial normal, más bien es al revés, es el destinatario el más interesado en recibir las facturas en formato electrónico por la facilidad, la seguridad en la recepción, la facilidad en el archivo, manipulación, gestión, búsqueda, etc, etc.

Las condiciones “técnicas” de las facturas electrónicas básicamente se restringen a que pueda garantizarse que no se puedan manipular los documentos electrónicos, la autenticidad, su origen y su legibilidad mediante firma electrónica o cualquier otro procedimiento que así lo garantice.

Se autoriza y regula la conservación de cualquier documento contable en formato electrónico siempre que se garantice su autenticidad, origen y legibilidad. Esto tiene una consecuencia práctica importante, cual es la posibilidad de “escanear” las facturas y documentos contables para poder ser organizados, ordenados y conservados en formato digital. Literalmente el reglamento dice “incluida la compresión numérica y almacenamiento de datos, utilizando medios ópticos u otros medios electromagnéticos”

Por supuesto los documentos (en papel o en formato electrónico) deben ser puestos a disposición de la administración tributaria cuando se solicite. Pero hay una diferencia importante respecto de los documentos (facturas, recibos y otros) cuando el archivo se realice mediante medios electrónicos … que estriba en que se debe permitir el “acceso en línea y carga remota”. Merece la pena reproducir los dos párrafos del artículo 21.2:

“Los documentos conservados por medios electrónicos deberán ser gestionados y conservados por medios que garanticen un acceso en línea a los datos así como su carga remota y utilización por parte de la Administración tributaria ante cualquier solicitud de esta y sin demora injustificada.

Se entenderá por acceso completo aquel que permita su visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión.”

También se limitan los “lugares” donde el almacenamiento y custodia de la documentación puede ser llevada a cabo. Teniendo en cuenta que estamos informáticamente hablando en la era de la “nube” donde no se sabe muy bien donde residen nuestros ficheros, copias de seguridad, software, etc, el reglamento de facturación lo limita de forma “concisa” y “preventiva” en el artículo 22.2:

“Cuando la conservación se efectúe fuera de España, tal obligación únicamente se considerará válidamente cumplida si se realiza mediante el uso de medios electrónicos que garanticen el acceso en línea así como la carga remota y utilización por parte de la Administración tributaria de la documentación o información así conservadas.

En caso de que los empresarios o profesionales o sujetos pasivos deseen cumplir dicha obligación fuera del citado territorio deberán comunicar con carácter previo esta circunstancia a la Agencia Estatal de Administración Tributaria.”

Vamos … que como no funcione la conexión …. “palo” … o “zas en toda la boca”.

Y si bien la consagración de los medios electrónicos como normales y perfectamente válidos para la emisión, remisión, archivo y conservación de toda la documentación contable, con lo que ello supone de agilidad, efectividad, etc, etc…  supone una magnífica noticia para la inmensa mayoría de las empresas y profesionales en España, largamente demandada y esperada… Hay una consecuencia no escrita pero perfectamente visible y predecible del reglamento.

Ya ha pasado otras veces, y esta no será una excepción. Lo que hoy es optativo… Mañana será obligatorio. No hace mucho todavía se podían presentar los modelos anuales de IVA e IRPF (tocan a fin de este mes) en “papel”, en cualquier banco o a través de internet. Hoy obligatoriamente hay que hacerlo a través de la “Sede Electrónica” (por cierto lo de Sede Electrónica no tiene nada que ver con el twitter del Papa).

Será que soy un poco mal pensado, pero me da que no tardará mucho tiempo en que el almacenamiento y custodia de toda la documentación contable sea “obligatoriamente” en formato electrónico y en unos formatos determinados.

Y si pienso un poco peor… Con la obligación de dejar los equipos conectados para su acceso remoto en cualquier momento y día por parte de la Administración Tributaria… Es decir, con la posibilidad de inspecciones “preventivas” “on-line”. ¿Por qué no?, ¿Qué lo impide técnicamente?

PD: Como “curiosidad” que no tiene relación con las facturas electrónicas (aunque también). Me he acordado de todas esas grandes superficies “amigas”… Que emiten sus facturas en papel térmico… Para “minimizar” la posibilidad de que la factura se pueda leer si es necesario… El artículo 8 del reglamento de facturación dice literalmente: “Las facturas podrán expedirse por cualquier medio, en papel o en formato electrónico, que permita garantizar al obligado a su expedición la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, desde su fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación.” Parece que el papel térmico no cumpliría porque no “permite la legibilidad durante todo el periodo de conservación”.

Deja una respuesta