planificar

Si quieres obtener pésimos resultados en tu organización… No planifiques!!!

Parece una perogrullada, pero la falta de planificación es la realidad que se impone en muchas empresas españolas. Y quizá por eso navegamos en aguas turbulentas. Y quizá por eso dé igual que hablemos de microempresas y empresas pequeñas, medianas o grandes. Por no hablar de la administración del estado…

Todos hemos sido testigos, por desgracia, en los últimos años, de la caída de grandes corporaciones y de empresas cercanas a todos nosotros. Al igual que todos somos testigos, a diario, de cómo personas cercanas a nosotros, con un enorme potencial, no consiguen lo que se proponen en la vida.

Y, de la misma manera, todos conocemos personas y organizaciones que, con el vendaval que nos arrasa, consiguen, no sólo mantenerse a flote, sino mejorarse y crecer con éxito. Entonces…

¿Cuál es la diferencia entre unos y otros?

Sin lugar a dudas, la Planificación.

Planificar es diseñar una brújula específica para que tu organización se dirija a buen puerto. Es establecer prioridades y organizarse. Es hacer prevalecer lo importante frente a lo urgente. Es definir buenos objetivos y compartirlos. Es probar y aprender de los errores. Es hacer que tu organización se desarrolle como protagonista y no como víctima. Es gestionar desde la confianza y delegar. Es hacer que todos los colaboradores sean creativos e innoven. Es sentarte, usar el sentido común y pensar.

Los que planifican construyen peldaños hacia el éxito. Los que no planifican tropiezan varias veces en la misma piedra. ¿Te suena alguna de estas situaciones?

Una buena planificación debe responder con exactitud a tres preguntas muy concretas.

¿En qué punto me encuentro en la actualidad?

Para contestar a esta primera pregunta, básicamente, se trata de pararse a observar y escuchar.

Un análisis de la situación, me hará tomar consciencia de dónde me encuentro ahora mismo como profesional u organización, qué he hecho para llegar hasta aquí, qué cosas me han dado resultado y cuáles es mejor no volver a repetir. Analizar mi situación es fundamental para responsabilizarme de lo que en esta situación acontece y me permite ponerme en marcha con un conocimiento exhaustivo del punto en el que me encuentro.

Observar y escuchar al entorno sumará una importante información a mi análisis. El entorno puede ser determinante y he de decidir cómo quiero que ese entorno influya en mí o en mi organización. El entorno, además, nos proporcionará una información sobre nosotros, pero vista desde otra perspectiva, desde una perspectiva externa, con una información diferente que ampliará nuestra visión sobre nosotros mismos, sobre mi organización. En el entorno están, por ejemplo, los potenciales clientes y son quienes pueden explicarnos los motivos por los que aún son potenciales y no son todavía clientes. En el entorno están las oportunidades que todvavía no vemos.

También será útil escuchar hacia adentro, en el interior de nuestra organización. En ocasiones se dan situaciones complejas que no sabemos cómo resolver. ¿Por qué no preguntamos a nuestros colaboradores? Es posible que sus diferentes visiones de la misma situación nos aporten ideas diferentes entre las que puede estar la solución más adecuada para ese tema. Analicemos quién está ahí dentro, cuáles son sus talentos y dónde está su potencial. Miremos más atentamente a los clientes y preguntemos qué les gusta y qué les aparta de nosotros. Sin miedo, con la voluntad de escuchar para aprender y mejorar.

Y por último, échemosle un ojo a la competencia. Si no nos gusta cómo lo hacen, sabremos dónde no está nuestro estilo. Y si lo hacen mejor que nosotros, nos dirán por dónde comenzar a cambiar o en qué innovar para ser diferentes.

¿Dónde quiero ir?

Si no sabes dónde vas, cualquier camino es bueno… Esta frase de Alicia en el País de las Maravillas ilustra perfectamente la importancia de trazar una ruta por la que caminar. Si no lo hacemos, llegaremos a cualquier parte. Y, con una probabilidad muy alta, el lugar al que lleguemos no será al que queríamos ir.

La manera óptima de trazar esa ruta es definir objetivos y metas a corto, medio y largo plazo. Los objetivos nos sirven de mapa y nos permiten equivocarnos de camino, modificarlo y probar de nuevo.

Trabajar en función de unos objetivos nos permite poner el foco en lo concreto y ser más veloces y eficaces. Los objetivos nos dan una dirección y las metas nos hacen ponernos en acción para dar pequeños pasos que nos conduzcan a grandes resultados.

Objetivos y metas son lo que tengo que definir de manera específica para que me lleven a dónde realmente quiero ir.

¿Cómo puedo llegar a dónde quiero ir?

Descubrir cómo puedo llegar hasta allí es la parte más visionaria.

Una de las características de un líder es que ha de tener capacidad de visión y este es el motivo, que ha de conducir a la organización hacia el lugar que considera el mejor para su evolución y crecimiento.

Disponer de esa visión, hace necesarias tres cosas. Comprender el mercado. Comprender no sólo qué demanda, sino hacia dónde se dirigen sus demandas. Comprender qué hace y por qué lo hace como lo hace. Ampliar mis mapas todo lo que sea necesario para comprender qué es lo realmente importante ahí fuera.

Comprender la estrategia del negocio es la segunda. Abstraerme de lo encorsetado de mi organización y mirar hacia el negocio en toda su amplitud. Si comprendo lo global, será sencillo definir qué quiero hacer en lo local. Si comprendo el todo, será más fácil trabajar sobre una o varias partes.

Y cuando se ha comprendido, es imprescindible diseñar las herramientas adecuadas para llegar hasta allí. Herramientas que pueden ir enfocadas a procesos, a personas o a costes. Herramientas para las que la tecnología te ofrece un plus de facilidad y de rapidez. Pero… ¿quién de todos vosotros construye estas herramientas justo al final? ¿Cuántos construyen herramientas sólo porque hay que hacerlo y sin haber pensado en el para qué quiero yo esto?

Beneficios de una buena planificación

Lógicamente, planificar con esmero, reporta unos suculentos beneficios:

  • Cuando escuchas primero para planificar en función de lo observado, el mercado responde a tu rigurosidad y te ayuda a crecer. No porque el mercado haya visto tu esfuerzo, sino porque tu observación te permite darles lo que están necesitando.
  • Aumento de la productividad y mejora de la motivación de los equipos. Si la brújula nos permite llegar al centro de la diana estaremos más motivados y esto nos hará ser más productivos. Estaremos en la espiral positiva.
  • Permite identificar oportunidades. Escuchar y observar nos permite ver llegar los trenes y decidir si queremos cogerlos o dejarlos pasar.
  • Permite crear escenarios futuros y poner en el centro de ellos al cliente para explorar cómo reaccionará. Nos permite probar con diferentes mapas y corregir lo que veamos que no funciona.
  • Permite reflexionar sobre lo importante y prestarle atención a lo necesario.
  • Mejora la participación y la colaboración. Nuestros equipos se siente más integrados y aportan lo mejor de cada uno de ellos.
  • La toma de decisiones es más adecuada y está alineada con los objetivos definidos.
  • Es una transición ordenada entre el dónde estoy y el a dónde quiero llegar.

Y ahora… ¿Quién planifica?

Existen dos opciones: hacerlo desde dentro o confiar en alguien de fuera.

Si se hace desde dentro, planificará quien lidera, quien inspira a los demás. Con ayuda de los equipos y compartiendo con todos el resultado final.

Y si esta figura no se siente capaz de tener en cuenta todos los detalles o algunos de ellos, no pasa nada. Puede confiar en alguien externo, consultores de su confianza que suplan las carencias que pueden existir.

En Sapiens&Co. nos dedicamos a aportar esa visión externa, profesional, rigurosa y centrada en el cliente que muchas organizaciones necesitan para realizar la planificación con éxito.

Ahora es tu turno… ¿Cuántas veces al mes te sientas a revisar resultados y planificar la estrategia? Si no lo haces con asiduidad, ya lo sabes… en Sapiens&Co. podemos ayudarte…

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