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Si quieres que el clima laboral de tu organización sea insano…. no te preocupes por la comunicación!!

En el post anterior hablaba de la utilidad de New Media para los RRHH de la organización y tocaba de refilón el tema de la comunicación interna. Hoy me quiero centrar justo en eso, en la comunicación dentro de la organización y cómo ayuda New Media a mejorar muchos aspectos de ella.

Cada vez que comienzo a trabajar con una organización, bien en su desarrollo organizacional, bien en formación para el desarrollo del talento, bien en la creación de estrategias de New Media, el primer tema que tengo que tocar es la comunicación.

En general, a la gente le cuesta comunicarse con concrección. Damos muchas vueltas a las cosas para llegar al punto que queremos llegar y esto distorsiona el mensaje. Además, seguimos utilizando el canal oral tradicional, canal que distorsiona el mensaje mucho más cuanto más pasa de una persona a otra.

Disponemos de medios, en la actualidad, para hacer más concreta la comunicación, para mejorar la comunicación interna en la organización. Intranets, whatsapp o canales sociales son herramientas de bajo coste y gran potencial.

Comunicación formal y comunicación fluida…

La tecnología nos facilita tremendamente las tareas de comunicación dentro de la organización. Sólo hay que saber qué herramientas nos aportan la mejor solución para la comunicación en nuestra organización, según determinados parámetros tales como nuestra dispersión geográfica, estructura organizativa, cultura digital o tipo de comunicación.

En una organización existen dos tipos de comunicación, la formal y la que yo he llamado fluida (en realidad, informal).

Respecto a la comunicación formal, diremos que es aquella que ha de llegar de la misma manera a todos los colaboradores a los que va dirigida. La comunicación verbal con un soporte escrito es muy útil para ello. Verbal por cercana y escrita para que a todo el mundo le llegue lo mismo. Esta comunicación formal es la que se utiliza para comunicar instrucciones, pautas, conclusiones de reuniones u otros aspectos formales… Es la comunicación para la parte profesional del día a día, para el desarrollo del trabajo, para el cumplimiento de funcionalidades. Emails o espacios dedicados para ello en las intranets de la organización serán las excelentes aportaciones de New Media para registrar por escrito una comunicación que es fundamental que llegue a todos por igual.

La comunicación fluida es la que se produce de manera espontánea. Es la que hace reír y llorar a la organización. Es la comunicación más emocional. Es la que la gente utiliza continuamente con el compañero del lado o con otros colaboradores de la organización. Su contenido es informal, son chascarrillos, chistes, cotilleos y chismes… Bien enfocada es una válvula de escape, una vía de cohesión entre los equipos de la organización. Y para que esté bien enfocada, hay que integrarla dentro de las políticas de la cultura organizacional de la compañía.

El papel de la ‘queja’ en la comunicación…

La queja es algo bueno que sucede en la organización para poder mejorar. La queja expresa descontento, intranquilidad, las cosas que no se consideran adecuadas.

He de reconocer que la mayoría de las quejas que se producen dentro de una organización se solucionan de manera inmediata cuando cada colaborador ha desarrollado la habilidad de mirar primero hacia dentro de sí mismo. Pero, claro, que cada uno tenga la humildad de reconocer qué depende de él para mejorar algo es lo realmente complicado. Y resulta más fácil quejarse!!

Si la queja no es tratada convenientemente, puede convertirse en un cáncer para la organización. Si la queja es recogida y analizada, puede resultar una fuente de ideas para mejorar el desarrollo, crecimiento y evolución de la organización.

Es necesario crear una política de gestión de quejas dentro de la organización. La comunicación verbal jugará un papel importante, sobre todo en los primeros momentos. Una vez implantada, New Media es la vía perfecta, a través de, por ejemplo, una página dentro de la intranet de la organización donde los colaboradores puedan expresar sus malestares y estos sean respondidos a los ojos públicos de todo el mundo.

Necesidad de transparencia…

Y aquí es donde confluye todo… en la transparencia de la organización a la hora de comunicar.

Por eso indicaba en la comunicación fluida que esta debe estar también bajo el paraguas de las políticas de cultura organizacional de la compañía. Se hace necesario que, incluso en la comunicación fluida, las formas sean las adecuadas y el fondo esté dentro de este paraguas. Todo el mundo va a tener su libertad para expresar el contenido de aquello que consideren oportuno. Lo que hay que trabajar son las formas, para que cualquier comunicación, del tipo que sea, cumpla con los principios de respeto y tolerancia propios de cada organización.

Por eso hablaba acerca de que la queja sea interpuesta y contestada a ojos públicos de todo el mundo, porque esa transparencia provocará que cada colaborador se vaya empapando de esas formas que corresponden específicamente a la organización y, cada vez con mayor frecuencia, realizará sus comunicaciones según los parámetros creados en los ejes de comunicación interna de la organización.

La transparencia genera confianza, cercanía, seguridad… La transparencia es absolutamente necesaria en las organizaciones porque evita que pequeñeces se conviertan en grandes problemas. Y, desgraciadamente, es, a la vez, un área de mejora en la mayoría de ellas.

Por experiencia sé que en las organizaciones donde se manejan bien los valores de transparencia y flexibilidad, el crecimiento es alto, el clima laboral bueno y la rentabilidad va acorde con los dos aspectos anteriores.

Y ahora es tu turno… ¿Te has planteado estas cuestiones alguna vez? ¿Cuál es el nivel de transparencia en la comunicación interna de tu organización? Te animo a que reflexiones y, si tienes dudas, ya sabes dónde encontrarme…

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