Hace ya algunas semanas os comentaba que una de las competencias con las que debe contar un equipo de trabajo para alcanzar la excelencia es ser capaz de aplicar el ciclo IDEA, el ciclo de la Innovación. Hoy nos dedicaremos a ver de qué se trata todo esto un poquito más en profundidad.

Recordemos que el ciclo IDEA consiste en:

•  Idear:Pensar en la competencia que me gustaría desarrollar en el equipo.

•  Diseñar: Organizar mentalmente los pasos que tengo que dar para desarrollar dicha competencia en el equipo.

•  Experimentar: Poner en práctica dicha competencia en el momento adecuado.

•  Aprender: Mejorar el ejercicio de dicha competencia, negociando con el equipo.

En primer lugar, veamos el Para qué.

El objetivo principal del ciclo IDEA es el autoconocimiento y el desarrollo de las competencias de las personas.

Esto facilita:

• Conocer mejor las potencialidades propias de cada persona.

• Aprender a seguir la evolución del equipo.

• Percatarse de los cambios que se dan en las necesidades del equipo a medida que se construye la cultura de la confianza mutua.

• Cambiar la forma habitual de participar en el equipo y arriesgarse a asumir nuevas funciones en el equipo.

• Darse cuenta de que el comportamiento de las personas en el equipo no depende, exclusivamente, de las características personales de sus miembros, sino, también, de las características propias del equipo, como es su composición, su evolución, su autonomía, y los objetivos que persigue.

• Aprender a negociar con el equipo el tipo de aportación más adecuado para cada situación del equipo.

Ahora bien, la pregunta del millón es cómo desarrollamos todo esto.

Hay que subrayar, una y otra vez, que el equipo no da nada a los individuos sin que, previamente, éstos hayan dado algo al equipo:

• Al que está pasivo en el equipo, éste no le aportará nada.

• Al que no quiere cambiar, el equipo no le ayudará a cambiar.

• Al que no quiera aprender, el equipo no le enseñará nada.

• Al que no quiera poner en duda sus creencias, el equipo le confirmará en las ideas con las que entró.

• Al que está convencido de que siempre tiene razón, el equipo le reforzará la idea de que está en la verdad y de que no tiene que cambiar nada, porque los que deben cambiar son los otros.

Teniendo esto claro, veamos, uno a uno, los pasos del ciclo IDEA:

Idear: Pensar en la competencia que me gustaría desarrollar en el equipo.

Para que un equipo llegue a ser de alto rendimiento, sus miembros deben cumplir diversas funciones.

Función 1: Crear soluciones y resolver problemas

Generar nuevas ideas, nuevas propuestas, y resolver problemas difíciles. Las personas que asumen esta función son los/las cerebros del equipo.

Función 2: Explorar

Indagar e informar sobre ideas, desarrollos o recursos que se encuentran fuera del equipo de trabajo. Establecer contactos externos y llevar a cabo cualquier negociación posterior. Actuar por intuición. Obtener información de otras personas. Las personas que asumen esta función son los/las exploradores/as de recursos.

Función 3: Impulsar

Generar actividad y prosperar bajo presión. Inyectar vitalidad al equipo. Motivar al equipo en los momentos de desaliento. Las personas que asumen esta función son los/ las impulsores/as del equipo.

Función 4: Coordinar

Dirigir un grupo formado por personas con distintas habilidades y características personales. Las personas que asumen esta función son los/las coordinadores/as del equipo.

Función 5: Observar y analizar

Analizar problemas y evaluar ideas y sugerencias. Sopesar pros y contras de las diferentes alternativas. Las personas que asumen esta función son los/las evaluadores/as del equipo

Función 6: Cohesionar

Prevenir que surjan problemas interpersonales entre los miembros del equipo. Mantener la armonía del equipo. Las personas que asumen esta función son los/las cohesionadores/as del equipo.

Función 7: Implementar

Llevar la teoría a la práctica. Saber determinar lo que es factible y relevante. Hacer todo lo que esté establecido que debe hacerse. Las personas que asumen esta función son los/las implementadores/as del equipo.

Función 8: Finalizar.

Concentración y exactitud en las tareas. Ausencia de errores en los proyectos y tareas finalizadas. Urgencia y cumplimiento de los plazos establecidos. Preocupación por la precisión, los detalles, y el seguimiento exhaustivo de todas las tareas. Las personas que asumen esta función son los/las finalizadores/as del equipo.

Función 9: Poseer conocimientos específicos sobre el proceso que se trata de mejorar

Contar con habilidades especiales en las cuales se basa el servicio o producto ofrecido por la organización. Tomar decisiones basadas en un profundo conocimiento y experiencia del proceso que trabaja el equipo. Las personas que asumen esa función son los/las especialistas del equipo.

Es posible que una persona aprenda a ejercer diferentes funciones en el equipo. Para ello, la persona tiene que diseñar, mentalmente o sobre el papel, la nueva función que quiere desarrollar en el equipo. En este diseño, la persona debe atenerse a tres principios:

• Principio de autonomía de la persona: Cada persona, partiendo de su experiencia anterior, de las competencias previamente desarrolladas y de los cambios que quiera introducir en su comportamiento, planifica la función que quiere ejercer en situaciones específicas del equipo.

• El principio de la integración de la persona en el equipo: A medida que evoluciona el equipo, cambian sus necesidades. Las personas tienen que desarrollar sus competencias de acuerdo con las necesidades del equipo. La persona tiene que buscar el camino hacia el cambio personal desarrollando sus competencias personales y, al mismo tiempo, respondiendo a las necesidades cambiantes del equipo.

• Principio de negociación: Todos los miembros no pueden ejercer la misma función y al mismo tiempo. No es bueno para la marcha del equipo que algunas funciones estén muy representadas en el equipo, mientras otras funciones quedan descubiertas. Un equipo equilibrado es aquel que logra una buena distribución de funciones entre los miembros del equipo. Una misma persona puede ejercer varias funciones en el equipo, pero asegurando que todos los miembros del equipo tengan la posibilidad de asumir alguna función. De aquí nace la exigencia de una permanente negociación en el equipo.

No hay  secretos, se aprende a trabajar en equipo trabajando en equipo. Pero trabajando de una manera racional y sistemática. Saber cuándo y cómo intervenir en el equipo es el objetivo fundamental del aprendizaje en el trabajo en equipo. La ayuda de la persona coordinadora es esencial para dicho aprendizaje. También la retroalimentación del equipo es importante para aprender a encontrar el momento adecuado y la forma apropiada en la intervención en el equipo.

A la hora de distribuir las diferentes actividades dentro del equipo, conviene tener presente la función que ejercen los diferentes miembros del equipo:

La coordinación del equipo debería ser asignada a una persona coordinadora.

• Proponer una valoración de las diferentes aportaciones de los miembros del equipo, después de la discusión de un tema, es una tarea muy apropiada para las personas evaluadoras.

• La redacción del acta puede ser asignada a una persona implementadora.

• El control del tiempo es muy apropiado para una persona finalizadora.

• Recoger información sobre las “buenas prácticas” en otros equipos u organizaciones es trabajo muy adecuado para los/ las investigadores/as de recursos.

• Planificar el proceso de transferencia de los conocimientos adquiridos en los equipos de mejora a la organización universitaria, es un trabajo muy apropiado para las personas “cerebro” o personas creativas del equipo.

• Proponer al equipo motivos que justifican el esfuerzo que realiza el equipo de mejora para facilitar los cambios necesarios y deseados en la organización, es un trabajo muy apropiado para las personas impulsoras.

• Recoger información y allanar las dificultades que pueda encontrar el equipo en las personas de la organización, a la hora de poner en práctica las soluciones aportadas, es una tarea apropiada para las personas cohesionadoras del equipo.

Os invito a que identifiquéis roles y funciones en vuestro equipo de trabajo, y así podréis detectar si estáis  llevando a cabo el ciclo IDEA, y ya de paso, si nos lo queréis contar en un comentario, sería genial.

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