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Ha pasado una semana desde que nos hemos puesto en marcha y debo decirte que tu escritorio empieza a volver a esa jungla de papeles, carpetas, libros, notas.

Cuando nos propusimos tres cosas para empezar a ser productivos, recordemos: vaciarlo todo de la cabeza a la lista, limpiar el escritorio y dejar de hacer varias cosas al mismo, entonces estabas totalmente implicado y comprometido, pero poco a poco esa ilusión fue devorada por llamadas imprevistas, reuniones urgentes, y sin darte cuenta estamos casi en el punto de partida.

¡No lo dejes! No te desanimes, esto no es muy difícil ni técnico, y ante todo te hará trabajar felizmente, que es en Sapiens&Co. nuestra meta a la hora de organizarnos el trabajo.

Mira, esto de organizarse es un camino sin final, siempre se puede mejorar, y para poder tener hábitos efectivos hay que empezar por lo básico no por lo complejo, así si quieres correr tienes que empezar a andar.

Lo que te ha pasado lo escribió el profesor Stephen R. Covey: “Siembra un pensamiento y cosecha una acción, siembra una acción y cosecha un hábito, siembra un hábito y cosecha un carácter, siembra un carácter y cosecha un destino”.

Esta frase para mí es como un mantra, me sitúa con precisión en lo que supone poder crear hábitos que funcionen, parece fácil pero exige perseverar hasta tener una disciplina de acero. Cuando ya lo has conseguido, se hace de forma natural y no te acordarás de lo que te costo, pero cuesta tela.

Te confesaré que yo tampoco lo he logrado de forma automática, estoy en camino, he limpiado varias veces el escritorio, pero mi despacho sigue siendo un trastero con mesa, eso sí, cada día tiro cosas, archivo cosas cerca para poder consultarla,  delego cosas que estaban en la mesa, guardo cosas en la biblioteca y sabes mi objetivo es que entren menos cosas de las que voy quitando de en medio. Sé que en unas semanas tendré mi espacio de trabajo como debe ser. Quizás he hecho trampas, porque no lo he conseguido en un rato, ni a la primera, pero establecí un compromiso conmigo mismo, con una forma de hacer que soy capaz de aceptar y un plazo de tiempo que no me presiona. Si yo lo consigo quiere decir que tú puedes de sobra, ¡inténtalo! a tu ritmo pero ¡ve a por ello!

El truco final para comprometerme con el plazo dado, es que haré una foto con el móvil que guardaré y subiré a esta serie de post y te puedo asegurar que no saldrá una mesa de trabajo diario limpia, sin libros, ordenadores, pilas de papeles alrededor, gadgets de todos los colores y demás distracciones.

Esto de trabajar felizmente no tiene trucos de magia, y a lo que vamos, tampoco hay atajos, más bien  integridad con tus valores, objetivos y ganas de que las cosas salgan adelante y bien hechas y por el camino disfrutar cada día, cada hora.

Como ya nos sabemos tres elementos básicos, a que eres capaz de repetirlos sin leerlos: mesas limpias de cosas, cabeza vacía de tareas y dejar la multitarea para otra vida. Pasamos a añadir dos elementos nuevos, ojo aquí no hay categorías ni importancia más de uno que otros. Todos los elementos aportan y te darán energía extra cada día.

Distracciones

Estamos en la era de las comunicaciones, Internet junto con la comunicación móvil y de datos nos ha traído la inmediatez de todo con acceso a todo. En principio suena bien, el conocimiento accesible a todos y sin límites. La realidad es que hay reglas que seguir y nadie nos las enseña. Yo también soy un convencido de la necesidad de implantar asignaturas desde muy temprana edad que dote de herramientas de uso a los niños.

Tenemos miles de apps para móviles y ordenadores: evernote, whatsap, emails, skype, chats, dropbox, bancas electrónicas y son muy útiles, pero hay que saberlas usar en tiempo y forma. Además en esas miles de nuevas aplicaciones están las redes sociales, juegos, videos, películas, música, webs de todo tipo  y todo a un solo clic.

¿Qué nos ocurre  con tantas oportunidades de ver y conocer cosas nuevas? Perdemos el día entero, y con ello nuestros plazos, nuestros objetivos y nuestros compromisos.

Repite conmigo, el correo electrónico no es mi trabajo, sino lo uso no pasa nada. Deja de procesar todo el día el correo, las cosas importantes las haces tú, y el correo solo es un medio de transmitir documentos, archivos y no es lo que hacemos de 9 a 5.

¿Quieres soluciones? Toma unas cuentas. Te propongo que desactives el notificador de correo, que dejes que la bandeja de entrada se llene de correos, que crees filtros de spam, que crees reglas de archivo de correo automáticas, que solo uses un gestor de correos, huye como de la peste de usar el Outlook y el Gmail a la vez, tendrás lo peor de los dos mundos y tus contactos, citas y demás nunca se sincronizarán bien. No empieces el día con el dichosos correo, que tal un cambio, y si tomamos un buen desayuno y pensamos que es lo importante para hoy, y le metemos mano antes que cualquier otra cosa.

Yo tengo dos trucos para evitar distracciones y por ende retrasar tareas molestas, el correo del móvil solo se descarga cuando se lo pido, no es automática la descarga,y no lo hago cada hora, así evito interrupciones, ya que no puedo evitar mirar los correos que me entrar, evito verlos cuando no toca. La otra va más de procrastinar (vaya palabro),  pero te la dejo desde ya. Lo molesto del día, en mi caso suelen ser llamadas que no me apetecen, las hago pronto y me quito el sufrimiento de seguir teniéndolas presente todo el día.

De las demás distracciones comentadas, no tengo propongo nada más que úsalas cuando te apetezcan pero si lo haces durante 10 minutos al final de una tarea importante no te dejaran mala conciencia sino que te servirá de cierre de ese trabajo que te ha costado hacer. No olvides no pasarte en tiempo con estos regalos.

Hábitos saludables

La última incorporación es meter en nuestro día a día hábitos saludables. No soy médico, así que no esperes un aporte científico pero si te digo que me funciona y los que conozco también. Sin una buena salud tenemos debilidades en nuestro cuerpo que restan a la hora de ser feliz, de trabajar felizmente.

Te voy a decir las que yo he conseguido, ojo que algunas me han costado bastante tiempo, pero solo a modo de propuestas te las dejo, tú puedes poner las tuyas:

  • Al trabajo siempre caminando, y mi última oficina estaba a 4 Km, ida y vuelta dos veces al día, intenta ir por caminos peatonales, con parques, plazas, monumentos todo aquello que te inspire al verlo. Da igual hacer 200 metros más, merece la pena. Si yo que llevaba traje y corbata lo hacía, tú puedes, te dejas la chaqueta, las corbatas y los zapatos en la oficina y ya no hay excusas, se tarda dos minutos en cambiarse y no cuesta nada. Que el trabajo está a 10 Km. cambia a la bici pero inténtalo. Sé que esto no es siempre posible, yo mismo he tenido que ir a trabajar a 210 Km en coche y no tenía alternativa entonces pero cuando la tuve la escogí. Al caminar puedes pensar, sentir y disfrutar del día y eso es calidad.
  • Lleva fruta y zumos a la oficina, si te toca comer en el trabajo, no lo pienses, lleva comida casera y déjate de los menús habituales de tu zona de bares. Come lo que has preparado y después pasea un poco. En la oficina nadie se molestará si llevas manzanas, o cualquier fruta e invita a tomarlos. Una manzana es una de las mejores drogas que conozco aunque sigo tomando café. Si se puede, lleva zumos y tómalos.
  • Además de esto, para los no deportistas, existen las excursiones por tu zona, con tus amigos, familia, perro. Un paseo por un bosque, playa o un rio al medio día de cualquier fin de semana es un placer que está al alcance de todos. De la práctica de deporte no te hablo porque cada uno tiene su plan vital, el mío ahora es correr. De fumar te lo digo pronto y rápido: se acabó.

Si controlas tus distracciones y las conviertes en herramientas útiles y que te aporten de verdad, además empiezas a meter costumbres saludables en tu vida tendrás tiempo de calidad y energía extra y eso son ingredientes para trabajar felizmente.

Con todos estos cambios estamos ya equipados, y con el calentamiento realizado para empezar la carrera  por el GTD. ¿Empezamos a andar?

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